Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę bardzo często jest związana z obowiązkiem uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnorakich programach, arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.

Właśnie na tym etapie można zauważyć zależności, których wcześniej nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się zatem jedynie do uruchomienia wybranych funkcji. Konieczne jest także uwarunkowanie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji a także zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.

Innym zagadnieniem jest dopasowanie systemu do zmian zachodzących w zakładzie usługowym. Organizacja może z w pewnych sytuacjach zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje towarów, przerabiać sposób obsługi zamówień albo korzystać z dodatkowych kanałów sprzedaży. Ustawienia przygotowane na początku nie zawsze pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już w trakcie planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można później modyfikować bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnych procesach biznesowych, dlatego zakres jego użycia może wyglądać odmiennie w współzależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne sposobności muszą być potrzebne w tym samym momencie. Czasami rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero później rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista potrzeba.

Ważną częścią przygotowania pozostaje też określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z tych zbiorów może posiadać inne wymagania dotyczące aktualności i sposobu wykorzystania. Szczególnej uwagi wymagają dane, które przez długi czas były tworzone według różnych reguł. Przykładowo ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnorakich formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy należy połączyć, zmodyfikować lub pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może w przyszłości utrudniać wyszukiwanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może usunąć informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.

W codziennym użytkowaniu znaczenie ma także sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces dystrybucji czy przyjęcia towaru można stosunkowo łatwo opisać, ale rzeczywista praca obejmuje też korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. W trakcie wdrożenia warto analizować właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie ważne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w przypadku błędnego zapisu lub nieszablonowego dokumentu. Samo poznanie głównych funkcji programu nie zawsze wystarcza, jeżeli system ma obsługiwać procesy, w których występują liczne wyjątki i współzależności między działami.

Więcej: comarch erp optima łódź.