Codzienna obsługa dostaw wymaga dopasowania wielu czynności, które na 1szy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w właściwym miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeżeli któryś odcinek zostanie stworzony z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.

Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko przewóz, lecz także organizację pracy magazynu i przepływ informacji. W praktyce znaczenie ma wręcz sposób oznaczania towarów. Nieczytelne etykiety, różnorakie nazwy tych samych produktów w dokumentach lub brak aktualnych danych o zlokalizowania mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wtedy wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga zatem uwzględnienia najmniejszych elementów, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.

Nie właściwie każde przedsiębiorstwo utrzymuje swoje zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu towarów. W takiej sytuacji stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, ale może też obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki lub obsługę zwrotów. Przy podejmowaniu takiego modelu ważne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. Jeżeli wiadomość o zmianie zlecenia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, konieczne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać również odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie jedynie typowy scenariusz.

Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w współzależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku para się tylko transportem, w innym przejmuje też czynności magazynowe i związane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji wręcz bardzo dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać przekształceń. W praktyce problemy na prawdę bardzo często pojawiają się wtedy, gdy kilka osób korzysta z różnych wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, podczas gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wtedy konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba zatem brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie fizyczny przepływ towaru, ale także to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.

Istotnym składnikiem jest również zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie zawsze utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników lub zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić również w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane przedtem zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień oraz jak na prawdę często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać dokładnie sprecyzowane etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego kłopotu jest transport albo praca magazynu.

Sprawdź: outsourcing magazynowania.