Dobrze działająca organizacja przepływu towarów wymaga uwzględnienia wielu powiązanych ze sobą działań. Znaczenie ma nie tylko sam transport, ale także przyjmowanie dostaw, kontrola stanów magazynowych, kompletowanie zamówień i przygotowanie przesyłek do następnej drogi. Właściwie każdy z owych etapów wpływa na terminowość realizacji zleceń oraz sposób zastosowania dostępnych zasobów.

W praktyce dosłownie niewielkie opóźnienie w jednym miejscu może spowodować przestoje w kolejnych częściach łańcucha dostaw. Z tego względu operator logistyczny powinno uwzględniać zarówno obowiązujące potrzeby przedsiębiorstwa, jak i zmienność liczby zamówień, dostępność środków transportu czy ograniczenia powierzchni magazynowej. Planowanie takich procesów wymaga stałego przepływu informacji między poszczególnymi uczestnikami dostaw.

Zakres działań określanych jako usługi logistyczne jest szeroki i zależy od rodzaju przewożonych produktów, skali działalności oraz przyjętego modelu sprzedaży. Może obejmować magazynowanie, transport krajowy i międzynarodowy, obsługę zwrotów, etykietowanie, pakowanie oraz prowadzenie dokumentacji. Nie wszystkie przedsiębiorstwa potrzebują każdego z takowych elementów w takim samym zakresie. W przypadku towarów o niezbyt długim terminie przydatności ważne będzie kontrolowanie czasu przechowywania i kolejności wydawania partii. Przy produktach o dużych gabarytach większe znaczenie mogą posiadać warunki składowania, przystępność urządzeń przeładunkowych a także sposób organizacji przestrzeni. Różnice te sprawiają, że proces logistyczny powinien wynikać z rzeczywistych właściwości towaru, a nie tylko z przyjętego przedtem schematu działania.

W wielu branżach część zadań związanych z przepływem produktów jest przekazywana podmiotom zewnętrznym. Logistyka zewnętrzna oznacza w takim przypadku podział zadań wśród przedsiębiorstwo a wyspecjalizowanego wykonawcę. Przed podjęciem takiej wyborów powinno się określić, które czynności pozostaną po stronie własnych pracowników, a które będą realizowane poza strukturą organizacyjną firmy. Istotne jest także uwarunkowanie zasad przekazywania danych o zamówieniach, stanach magazynowych i planowanych dostawach. Brak jasnego podziału odpowiedzialności może prowadzić do nieporozumień, szczególnie gdy kilka podmiotów uczestniczy w obsłudze tego samego zlecenia. Ważne znaczenie mają również procedury postępowania w sytuacji reklamacji, uszkodzenia przesyłki lub rozbieżności w dokumentacji. Sama zmiana sposobu organizacji transportu i magazynowania nie eliminuje problemów operacyjnych, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania i testom przebiegu poszczególnych czynności.

Szczególnym modelem współpracy jest logistyka kontraktowa, w której zakres powierzonych obowiązków oraz zasady ich realizacji są określane w umowie zawieranej na ustalony okres. W współzależności od potrzeb może ona obejmować pojedyncze procesy albo kompleksową obsługę magazynową i dystrybucyjną. Istotnym elementem takiego rozwiązania jest dostosowanie organizacji pracy do specyfiki danego przedsiębiorstwa, w tym sezonowych modyfikacji zapotrzebowania i charakteru obsługiwanych towarów. Przy podejmowaniu warunków współpracy znaczenie mają w głównej mierze przewidywane wolumeny, czas realizacji zamówień, wymagania dotyczące przechowywania a także sposób raportowania rezultatów. Powinno się też brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. nagły wzrost liczby wysyłek, opóźnienia w dostawach surowców czy konieczność czasowego zwiększenia powierzchni magazynowej. Im dokładniej określone są procedury i zakres odpowiedzialności stron, tym łatwiej rozważyć przebieg procesów oraz wskazywać miejsca wymagające przeróbek organizacyjnych.

Sprawdź tutaj: usługi spedycyjne.