Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy często zaczyna się od pozornie niewielkich trudności. Jeden dział prowadzi swoje zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną lub w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednak wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz nie najprościej utrzymać spójność danych.

Właśnie na tym etapie pojawia się wymaganie przeanalizowania, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma de facto obsługiwać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w współzależności od zakresu działalności a także potrzeb konkretnej organizacji, ale przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać dzisiejsze procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany zgodnie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z prawdziwym przebiegiem pracy. W przyszłości pojawiają się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane oprócz kluczowym systemem, czyli ze starannością te kłopoty, które miały zostać ograniczone.

Istotnym etapem jest przygotowanie danych użytych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach albo analizie wcześniejszych operacji. Dlatego w trakcie przygotowań trzeba ustalić, które dane są niezbędne, które powinno się uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Tyczy się to także dokumentów i powiązań między nimi. Jeżeli informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą w przyszłości wpływać na raporty, zestawienia oraz kolejne operacje.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko i wyłącznie kwestie związane z konfiguracją systemu. Bardzo ważną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie określone funkcje i procedury. W pewnych przypadkach okazuje się, że przyjęty wcześniej sposób wykonywania zadania wynikał jedynie z ograniczeń starego kodu. W innym przypadku system może wymagać określenia dodatkowych reguł, przykładowo dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników albo momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. O ile uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, dużo trudniej kontrolować, kto może modyfikować dane. Jeżeli już będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania zadań innym osobom. Podobnie wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować tylko dlatego, że system daje taką sposobność. Najpierw powinno się ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co należy stać w przypadku odstępstwa od standardowego scenariusza.

Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wówczas można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie przeciwnie, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, niemniej jednak również błędne dane, korekty i sytuacje niesamowite. W przypadku gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie moraz sposób współpracy poszczególnych modułów a także potencjalnych systemów umiejscowionych na zewnątrz. Zmiana jednego detalu może wpływać na wymianę informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają zatem spojrzenia na cały proces, a nie wyłącznie na pojedynczą funkcję skryptu. Dopiero wówczas można właściwie oszacować, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić w powszechnym korzystaniu z systemu.

Warto sprawdzić: sklepy internetowe łódź.